Conformité RGPD

1. Qu'est-ce que le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est la législation européenne sur la protection de la vie privée en vigueur depuis le 25 mai 2018. Le RGPD donne aux citoyens plus de contrôle sur leurs données personnelles et impose des exigences strictes aux organisations qui traitent des données personnelles.

2. Notre rôle au titre du RGPD

Au titre du RGPD, Casemeister peut remplir deux rôles :

2.1 Responsable du traitement

Pour les données de nos clients (titulaires de comptes), nous agissons en tant que responsable du traitement. Cela concerne :

• Les données de compte et de connexion
• Les données de facturation
• La communication avec notre support

2.2 Sous-traitant

Pour les données que nos clients saisissent dans les dossiers (données de leurs clients), nous agissons en tant que sous-traitant. Le client (le cabinet d'avocats) reste responsable du traitement de ces données.

3. Mesures de sécurité techniques

Nous avons mis en place les mesures techniques suivantes :

4. Localisation des données

Toutes les données sont stockées dans des centres de données au sein de l'Union européenne :

En choisissant des centres de données européens, vos données ne sont pas soumises à des législations telles que le US CLOUD Act. Ceci est essentiel pour les cabinets d'avocats travaillant avec des données clients confidentielles.

5. Contrat de sous-traitance

Conformément à l'article 28 du RGPD, nous concluons un contrat de sous-traitance avec nos clients. Ce contrat régit :

• L'objet et la durée du traitement
• La nature et la finalité du traitement
• Le type de données personnelles et les catégories de personnes concernées
• Les obligations et droits du responsable du traitement
• Les mesures de sécurité
• L'engagement de sous-traitants ultérieurs
• L'assistance pour les droits des personnes concernées
• Les exigences de notification en cas de violation de données

Un contrat de sous-traitance est disponible sur demande. Contactez privacy@casemeister.nl.

6. Sous-traitants ultérieurs

Nous utilisons les sous-traitants ultérieurs suivants, tous au sein de l'UE ou avec des garanties adéquates :

Sous-traitant	Service	Localisation
Hetzner Online GmbH	Hébergement et infrastructure	Allemagne
Postmark (ActiveCampaign)	E-mail transactionnel	UE (CCT)
Mollie B.V.	Traitement des paiements	Pays-Bas
Voys	Téléphonie VoIP	Pays-Bas

Les modifications des sous-traitants ultérieurs sont communiquées aux clients à l'avance.

7. Droits des personnes concernées

Le RGPD accorde aux personnes concernées (personnes dont les données sont traitées) divers droits. Nous vous aidons à faciliter ces droits :

7.1 Fonctionnalité dans l'application

• Droit d'accès : Fonction d'exportation pour les données de dossiers
• Droit de rectification : Les données peuvent être modifiées directement
• Droit à l'effacement : Fonction de suppression pour les dossiers et contacts
• Droit à la portabilité des données : Export dans des formats courants (JSON, CSV)

7.2 Support pour les demandes

Vous recevez une demande RGPD d'une personne concernée ? Nous vous aidons sous 48 heures avec :

• L'identification des données pertinentes
• L'export des données
• La suppression des données

8. Violations de données

Nous avons une procédure pour gérer les violations de données :

1. Détection : Surveillance et alerte pour les activités suspectes
2. Notification : En cas de violation de données, nous informons les clients concernés dans les 24 heures
3. Documentation : Tous les incidents sont documentés
4. Support : Nous vous assistons pour toute notification à l'autorité de protection des données

L'obligation de notification à l'autorité de protection des données (dans les 72 heures) incombe au responsable du traitement (votre cabinet). Nous vous fournissons toutes les informations nécessaires.

9. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

Une AIPD peut être requise pour les traitements à haut risque. Nous pouvons fournir un support pour :

• L'identification des traitements nécessitant une AIPD
• Les informations techniques sur nos mesures de sécurité
• L'évaluation des risques du traitement via Casemeister

10. Durées de conservation

Nous appliquons les durées de conservation standard suivantes :

Type de données	Durée de conservation	Explication
Données de dossiers	Jusqu'à suppression par le client	Le client détermine la durée de conservation
Données de compte	2 ans après résiliation	Pour d'éventuelles questions/réclamations
Données de facturation	7 ans	Obligation légale de conservation
Fichiers journaux	12 mois	Sécurité et dépannage
Sauvegardes	30 jours glissants	Reprise après sinistre

11. Délégué à la protection des données

Pour toute question sur la protection des données, veuillez contacter notre délégué à la protection des données :

12. Documentation de conformité

La documentation suivante est disponible sur demande pour les clients :

• Contrat de sous-traitance (DPA)
• Mesures techniques et organisationnelles (TOM)
• Liste des sous-traitants ultérieurs
• Certificats des centres de données
• Rapport de test de pénétration (résumé)

Contactez privacy@casemeister.nl pour demander ces documents.

13. Questions fréquemment posées

14. Mises à jour

Cette page est mise à jour lorsqu'il y a des changements dans notre conformité au RGPD ou nos mesures de sécurité. Les modifications importantes sont communiquées par e-mail à tous les clients.