Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026
Casemeister ("noi", "ci" o "nostro") attribuisce grande importanza alla protezione dei Suoi dati personali. Nella presente informativa sulla privacy spieghiamo quali dati raccogliamo, perché lo facciamo, con chi li condividiamo e come li trattiamo.
La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i servizi di Casemeister, tra cui i nostri siti web casemeister.nl e casemeister.com e l'applicazione Casemeister (app.casemeister.com).
Il titolare del trattamento dei dati personali è:
Neddev B.V. (Casemeister è un marchio di Neddev)
E-mail: privacy@casemeister.com
Numero di iscrizione alla Camera di Commercio olandese (KvK): 65641922
Ruolo di responsabile del trattamento. Quanto sopra vale per i dati che trattiamo per conto nostro (account, fatturazione, sito web). Per i dati che uno studio tratta in Casemeister in merito ai propri clienti e alle controparti — tra cui fascicoli, documenti, e-mail e messaggi WhatsApp — il titolare del trattamento è lo studio e Neddev B.V. agisce in qualità di responsabile del trattamento sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati.
Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati personali:
Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:
Trattiamo i Suoi dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche:
Non conserviamo i Suoi dati personali più a lungo del necessario:
| Tipo di dati | Periodo di conservazione | Note |
|---|---|---|
| Dati dell'account | Fino a 2 anni dopo la cessazione | Per eventuali domande o pretese |
| Dati dei fascicoli | Fino alla cancellazione da parte del cliente | Il cliente stabilisce il periodo di conservazione; dopo la disdetta, 30 giorni per l'esportazione |
| Dati di fatturazione | 7 anni | Obbligo legale di conservazione (fiscale) |
| File di log | Massimo 12 mesi | Sicurezza e risoluzione dei problemi |
| Backup | Massimo 35 giorni a rotazione | Disaster recovery |
Casemeister utilizza l'intelligenza artificiale (IA) per diverse funzionalità, tra cui la generazione di documenti, un assistente digitale e il riconoscimento vocale.
Prima che i dati vengano trattati da servizi di IA, essi sono sottoposti a un pretrattamento all'interno del nostro ambiente nell'UE. In tale fase:
Di conseguenza, in linea di principio i dati personali riconoscibili non lasciano l'Unione europea. I fornitori di servizi di IA ricevono esclusivamente dati mascherati.
Le funzionalità di IA sono utilizzate esclusivamente come strumento di ausilio. Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 del GDPR. Tutti i risultati generati dall'IA devono essere verificati dall'utente.
Quando si applica. Solo se uno studio collega il proprio account WhatsApp Business a Casemeister tramite Meta. In assenza di collegamento, Casemeister non tratta alcun dato WhatsApp.
Ruoli. Lo studio è titolare del trattamento per i messaggi scambiati con i propri clienti. Neddev B.V. (Casemeister) tratta tali dati esclusivamente per conto dello studio (responsabile del trattamento, art. 28 del GDPR). Meta Platforms Ireland Ltd. fornisce la WhatsApp Business Platform; a tal fine si applicano anche le condizioni e l'informativa sulla privacy di WhatsApp/Meta.
Quali dati.
Finalità. Ricevere, visualizzare e rispondere ai messaggi per conto dello studio; conservare messaggi e contenuti multimediali nel fascicolo corretto; gestire e inviare modelli di messaggio approvati; proteggere e gestire il collegamento; facoltativamente, una prima gestione da parte di un assistente IA.
Base giuridica. Casemeister effettua il trattamento in qualità di responsabile del trattamento su istruzione dello studio. La base giuridica del trattamento in quanto tale è stabilita dallo studio (di norma l'esecuzione del contratto di mandato con il cliente, art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, o un legittimo interesse).
IA (facoltativa, disattivata per impostazione predefinita). Solo se lo studio attiva l'assistente WhatsApp, i messaggi vengono trattati da un fornitore di servizi di IA che agisce in qualità di responsabile del trattamento (con accordo sul trattamento dei dati, trattamento all'interno dell'UE), dopo che i dati personali sono stati schermati nella misura più ampia possibile. L'assistente non fornisce informazioni sul fascicolo prima che l'identità del mittente sia stata verificata e trasferisce la conversazione a un collaboratore quando necessario. L'assistente per i modelli (supporto nella redazione dei modelli di messaggio) si avvale di un fornitore di servizi di IA analogo e riceve esclusivamente la descrizione del modello e il nome dello studio — mai messaggi o dati dei clienti.
Periodi di conservazione. Messaggi e contenuti multimediali sono conservati finché lo studio li conserva nel fascicolo o nella casella di posta e vengono cancellati conformemente alla sezione 6 (dopo la disdetta, 30 giorni per l'esportazione; i backup scadono entro un massimo di 35 giorni). In caso di scollegamento, il token di accesso viene cancellato immediatamente. Meta conserva i messaggi secondo la propria politica.
Trasferimento al di fuori dell'UE. Casemeister conserva i dati WhatsApp in data center in Germania e nei Paesi Bassi. I messaggi transitano attraverso l'infrastruttura di Meta, che può trattare dati anche al di fuori dell'UE sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework e/o di clausole contrattuali tipo.
Sicurezza. Token di accesso e PIN conservati in forma cifrata; verifica dell'autenticità dei messaggi provenienti da Meta; rigorosa separazione tra gli studi; solo gli amministratori dello studio possono collegare, scollegare o attivare l'assistente IA; TLS per tutto il traffico.
Diritti degli interessati. I clienti esercitano i propri diritti nei confronti dello studio con cui sono in contatto tramite WhatsApp; noi assistiamo lo studio a tal fine. Se non sa di quale studio si tratti, scriva a privacy@casemeister.com; inoltreremo la richiesta. Si veda anche Cancellazione dei dati (in inglese).
Che cosa accade. Le chiamate effettuate o ricevute tramite l'app Casemeister vengono inserite dal sistema operativo del Suo telefono nel registro chiamate del dispositivo, con il nome e il numero dell'altra parte, la direzione (in entrata, in uscita o persa), l'orario e la durata. Su Android ciò avviene a partire da Android 16 (QPR2) nella cronologia delle chiamate dell'app Telefono; su iPhone in Recenti dell'app Telefono. Le chiamate di gruppo e le chiamate senza un numero richiamabile non vengono registrate.
Solo sul Suo dispositivo. Questi dati non vengono inviati a Casemeister né da noi condivisi con terzi. Tenga tuttavia presente che altre app che hanno accesso al Suo registro chiamate possono leggerli, che possono essere inclusi nel backup del Suo dispositivo (su iPhone, Recenti viene sincronizzato tramite iCloud) e che restano presenti dopo la disconnessione da Casemeister.
Disattivazione e cancellazione. La funzione è attiva per impostazione predefinita. Può disattivarla nell'app: su Android tramite Naam tonen in auto en op horloge (Mostra nome in auto e sull'orologio), su iPhone tramite Mostra le chiamate in Recenti. Da quel momento non vengono più aggiunte nuove chiamate. Le voci esistenti si cancellano nell'app Telefono. Su Android può anche disattivare il collegamento tramite Impostazioni → Account di chiamata → Registri chiamate integrati → Casemeister; in tal caso il sistema cancella anche le voci esistenti.
Per le app Casemeister per iPhone, iPad e Android vale inoltre quanto segue. Anche in questo caso Neddev B.V. agisce come responsabile del trattamento per conto dello studio.
Notifiche push. Le app ricevono notifiche (come chiamate in arrivo, messaggi e promemoria) tramite il servizio push del sistema operativo del Suo dispositivo (Apple o Google). Per poterle recapitare, conserviamo nel Suo account un token del dispositivo di tale servizio push, insieme a un ID casuale del dispositivo e al nome del dispositivo. Riduciamo al minimo il contenuto delle notifiche: ove possibile l'anteprima viene inviata cifrata e decifrata solo sul Suo dispositivo, il testo visibile è neutro, sulla schermata di blocco non viene mostrato alcun contenuto e le notifiche relative ai fascicoli offline non contengono contenuti del fascicolo. Alla disconnessione il token del dispositivo viene eliminato e le notifiche sul dispositivo vengono cancellate.
Telefonia e contatti (Android). Solo se Lei lo autorizza, l'app utilizza i contatti del Suo dispositivo per mostrare, durante una chiamata in arrivo o in uscita, il nome di un numero che Casemeister non conosce. Ciò avviene esclusivamente sul dispositivo; nulla della Sua rubrica viene inviato a Casemeister. L'app non legge il registro chiamate del dispositivo; per ciò che il sistema operativo stesso vi inserisce, si veda la sezione 7b. La cronologia delle chiamate della telefonia dello studio (numeri, orario, durata, direzione) è trattata sul server in Casemeister nell'ambito del servizio (si veda la sezione 3.3). Dopo una chiamata l'app invia un rapporto tecnico sulla qualità (come latenza e perdita di pacchetti), senza audio, numeri o nomi.
Fascicoli offline. Se lo studio lo consente, può rendere disponibili offline i fascicoli. I fascicoli scelti e aperti di recente, con i relativi documenti, note, attività ed e-mail, vengono allora memorizzati cifrati sul Suo dispositivo. La chiave è protetta dall'archivio sicuro delle chiavi del dispositivo e, se lo studio richiede un blocco dell'app, viene rilasciata solo dopo che Lei ha sbloccato l'app. I dati sono esclusi dai backup del dispositivo. Finché Lei è connesso, l'app mantiene aggiornati i dati offline in background; i file vengono scaricati solo tramite una connessione non a consumo (come il Wi-Fi). I dati offline vengono cancellati automaticamente allo scadere del periodo massimo offline stabilito dallo studio senza contatto con il server, alla disconnessione, in caso di revoca della sessione, quando lo studio disattiva la funzione o quando lo studio fa cancellare il dispositivo da remoto.
Dettatura. La voce che Lei detta nell'app viene, ove possibile, riconosciuta sul dispositivo stesso; in tal caso la registrazione non lascia il dispositivo. Se ciò non è possibile sul Suo dispositivo, la registrazione viene inviata a Casemeister e trattata, tramite un servizio di riconoscimento vocale che agisce come responsabile del trattamento, per ricavarne del testo. Casemeister non conserva la registrazione successivamente. Il servizio vocale del sistema operativo non viene utilizzato a tal fine.
Controllo degli aggiornamenti. L'app invia periodicamente a Casemeister il proprio numero di versione e di build e la piattaforma per verificare se è disponibile o necessario un aggiornamento. Non vengono inviati dati personali.
Segnalazioni di errore e feedback. Quando Lei è connesso, l'app invia a Casemeister le proprie segnalazioni di arresti anomali ed errori (dati tecnici come versione dell'app e del sistema e modello del dispositivo, senza dati di fascicoli o clienti) per migliorarne la stabilità. Non vengono utilizzati ID pubblicitari, dati di localizzazione né servizi esterni di analisi o tracciamento.
Condividiamo i Suoi dati personali con terzi solo quando ciò è necessario per la fornitura dei nostri servizi. Con tutte le parti sono stati conclusi accordi sul trattamento dei dati.
Ci avvaliamo delle seguenti categorie di sub-responsabili:
| Categoria | Finalità | Ubicazione |
|---|---|---|
| Fornitore di hosting | Server, archiviazione e infrastruttura | UE (Germania) |
| Fornitore di database | Archiviazione dei dati dell'applicazione | UE |
| Fornitore di servizi di pagamento | Elaborazione di pagamenti e abbonamenti | UE (Paesi Bassi) |
| Fornitore di servizi e-mail | Invio di e-mail transazionali | UE |
| Fornitori di servizi di IA | Funzionalità di IA (dati mascherati, si veda la sezione 7) | UE e USA (con SCC) |
| Integrazione e-mail/calendario | Sincronizzazione di e-mail e calendario (se attivata dal cliente) | UE e USA (con SCC) |
| Elaborazione dei documenti | Modifica online dei documenti | UE |
Un elenco aggiornato dei responsabili e sub-responsabili del trattamento di cui ci avvaliamo è disponibile su richiesta all'indirizzo privacy@casemeister.com.
Non vendiamo mai i Suoi dati a terzi.
La stragrande maggioranza dei Suoi dati è conservata e trattata all'interno dell'Unione europea (data center in Germania e nei Paesi Bassi).
Per determinati servizi di IA e integrazioni facoltative può aver luogo un trasferimento di dati verso gli Stati Uniti. In tal caso si applicano le seguenti garanzie ai sensi del capo V del GDPR:
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati:
Ai sensi del GDPR, Lei dispone dei seguenti diritti:
Per esercitare tali diritti può contattarci all'indirizzo privacy@casemeister.com. Rispondiamo alla Sua richiesta entro 30 giorni.
La nostra applicazione utilizza esclusivamente cookie funzionali strettamente necessari al funzionamento del servizio:
Non utilizziamo cookie analitici, cookie di tracciamento né cookie pubblicitari.
Possiamo modificare di tanto in tanto la presente informativa sulla privacy. In caso di modifiche rilevanti, La informeremo via e-mail o tramite una notifica nell'applicazione. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina.
Ha domande sulla presente informativa sulla privacy o sul trattamento dei Suoi dati personali?
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Informazioni generali: info@casemeister.com
Qualora non sia soddisfatto/a del modo in cui trattiamo i Suoi dati, ha il diritto di proporre reclamo all'Autoriteit Persoonsgegevens (l'autorità olandese per la protezione dei dati personali).